¿Qué es una factura de venta con A.I.U.?


Es un documento que emiten las entidades que no pueden reconocer como un ingreso la totalidad de la contraprestación recibida del cliente, en vista de que parte de esta es utilizada para cubrir los costos derivados del contrato o servicio.

Vídeo tutorial



Paso a paso


Para crear una factura electrónica de venta con A.I.U. debe seguir los siguientes pasos:


1. Ir al menú de "Ventas", luego ingresar al módulo de "Factura de venta", dentro del módulo se visualiza el panel de consulta de las facturas creadas previamente y el  botón "Crear", este le permite emitir la factura de venta.


2. Una vez dentro del formulario de creación de una factura de venta debe tener en cuenta las siguientes características.

  • Las facturas electrónicas con A.I.U no se pueden editar o modificar, una vez se haya guardado (Se sugiere ingresar la información con mucho cuidado para no generar errores).
  • Las facturas electrónicas con A.I.U primero se enviarán directamente a la DIAN y luego las puede enviar al correo del CLIENTE.
  • Si una factura electrónica con A.I.U es invalida por la DIAN debe informar al área de soporte para realizar su verificación e indicaciones con el fin de corregirla y aceptarla nuevamente.


Formulario de creación

A continuación encontraremos los campos más importantes, y a los que se debe prestar más atención al momento de crear la factura electrónica con A.I.U (Algunos campos se encuentran enlazados con instructivos sobre como se deben crear).


  • SUCURSAL: La sucursal debe encontrarse configurada desde el módulo de los "Consecutivos", la información que se encuentre allí es la que se mostrará en el formato de la factura.

  • TIPO DE FACTURA: Indica el tipo de facturación que maneja su empresa, si corresponde a "Factura electrónica de Venta", "Factura Electrónica de Exportación", "Factura de Contingencia Facturador" o "Factura a computador".

  • TIPO DE OPERACIÓN: Seleccionar "Servicios AIU", una operación con los servicios de A.I.U.

  • CLIENTE: Ingresar el nombre o razón social del cliente al que se va a generar la factura electrónica de venta..

  • DIRECCIÓN DE FACTURACIÓN: Dirección donde se emite la factura, para su respectivo pago.

  • DIRECCIÓN DE ENTREGA: Dirección donde se entrega el producto vendido o donde se presta el servicio facturado.

  • CENTRO DE COSTO: Definir el centro de costo al que se registrará el movimiento del ingreso para su información en las unidades de negocio.

  • FORMA DE PAGO: Asignar la forma de pago para identificar y distinguir de que manera se realizará el ingreso del pago, teniendo en cuenta la norma solo hay dos formas de pago, "contado o crédito".

  • PLAZO DE PAGO: Seleccionar los días de plazo, para el pago de la factura emitida por el vendedor.

  • FECHA: Ingresar la fecha en que se realiza la factura de venta.

  • FECHA DE VENCIMIENTO: Esta fecha la calcula el sistema automaticamente teniendo en cuenta la fecha y el plazo de pago.

  • MEDIO DE PAGO: Seleccionar el medio con el cual su cliente ejecuta o efectúa el pago de la factura.

  • FECHA DE ENTREGA: Seleccionar fecha y hora de entrega de la factura electrónica de venta al cliente.

  • LISTA DE PRECIOS: (Depende) En este campo se debe asignar la lista de precios, en caso de no manejar lista de precios por defecto el sistema no trae esta casilla. 

  • VENDEDOR: Este campo le permite ingresar el tercero encargado de realizar la venta, le facilita descargar los reportes de ventas, para determinar las comisiones o quien obtiene la mayor venta.

  • No. ORDEN DE COMPRA: Agregar el consecutivo del documento emitido por su cliente para solicitar los productos, servicios o linea de negocio.

  • MONEDA: Seleccionar el tipo de moneda extranjera según le facture a su cliente, debe habilitar previamente con un SI que realiza transacciones en moneda extranjera, de lo contrario la factura se emite en moneda local.

  • TASA DE CAMBIO: Agregar el valor de la moneda extranjera según el día que emita o entregue la factura, para que el sistema realice la conversión en peso colombiano, para los que manejan la contabilidad automática.


Conceptos

  • BODEGA: Seleccionar la bodega donde almacena el inventario o las existencias, esto para definir a partir de cual bodega se realizará su respectiva salida de inventario (Si comercializa o vende servicios debe informar una bodega, debido a que es un campo obligatorio, no afectará de alguna forma en el programa).

  • ÍTEM: Agregar la denominación o código del producto o servicio que requiere facturar, pero debe agregar como mínimo 4 caracteres o dígitos, ingresar de forma segura el producto para evitar inconvenientes o errores.

  • IMPUESTOS Y RETENCIONES: El sistema calcula los impuestos y retenciones que tenga configurado el servicio, puede retirar los impuestos y retenciones en la X, sí no los requiere aplicar en la venta, o agregarlos en el caso de olvidar configurarlos previamente.

    Nota: El sistema aplica automaticamente los impuestos sobre la base de utilidad, y las retenciones sobre el servicio

  • CANTIDAD: Indicar de forma precisa y atenta la cantidad de unidades que se requiere comercializar del servicio.

  • PRECIO: Registrar el valor unitario del servicio que va a facturar, tener en cuenta que el valor sea el correcto para evitar errores.

  • DESCUENTO: Agregar el porcentaje en número o valor, le permite aplicar un descuento unitario al servicio.

  • DESCRIPCIÓN: Agregar una observación que no supere los 1024 caracteres, tener en cuenta que el sistema toma en cuenta los espacios, esta observación se refleja en el PDF de la factura en la columna descripción.

  • ES UN REGALO O MUESTRA COMERCIAL?,  si habilita esta opción el sistema solo calcula los impuestos y retenciones ya que esta asumiendo que esta regalando u obsequiando lo facturado. 


A.I.U.

Las bases del AIU No se suman al total de la factura.

Seleccionar como desea calcular la base del A.I.U. por valor fijo o porcentaje.

  • COSTO DIRECTO: Al momento de agregar el servicio se  distribuye el restante, que corresponde a materiales, equipos, mano de obra que interviene directamente en la construcción del hierro reforzado para la estructura y el transporte de todos los anteriores.

  • ADMINISTRACIÓN: Agregar valor o porcentaje que corresponde a los gastos generales o indirectos de la Empresa. Son costos en que de todos modos e independientemente de las obras o contratos que cotice o realice, tiene que incurrir la empresa para realizar su actividad.

  • IMPREVISTOS: Agregar valor o porcentaje correspondiente a aquellos que pudieran presentarse en el desarrollo de la obra o contrato, y que no fueron presupuestados y corresponden a la definición típica de “imprevistos”.


  • UTILIDAD: Agregar valor o porcentaje correspondiente a la utilidad esperada por quien desarrolla la actividad o ejecuta el contrato, que en algunos casos corresponden a los honorarios propiamente recibidos por el contratista.


PORCENTAJE


VALOR FIJO


AGREGAR

Se debe oprimir este botón, de lo contrario el sistema no toma en cuenta los valores o porcentajes discriminados en los conceptos de A.I.U.



3. Para seleccionar el "Formato AIU" lo puede realizar de la siguiente forma.

4. Al momento de oprimir el botón agregar, el sistema le permite observar el Producto con el nombre del servicio y su respectivo código, la Bodega con su respectiva denominación, las Cantidades con su respectiva unidad de medida, el Precio unitario, los Descuentos, los Impuestos y retenciones, el Subtotal y en Acciones le permite editar o eliminar en el caso de ingresar información incorrecta, para agregarla de nuevo.


5. En la parte izquierda le muestra los siguientes valores.


  • SUBTOTAL: Valor antes de impuestos y descuentos.

  • BASE AIU:  Porcentaje y valor de la base del A.I.U esta no suma al total de la factura.

  • ADMINISTRACIÓN: Porcentaje y valor aplicado según base, esta no suma al total de la factura.

  • IMPREVISTOS: Porcentaje y valor aplicado según base, esta no suma al total de la factura. 

  • UTILIDAD: Porcentaje y valor aplicado según base, esta no suma al total de la factura. 

  • DESCUENTO: Se maneja a nivel de producto o servicio, por valor fijo o porcentaje, aplica al precio unitario, y se descuenta sobre el subtotal para determinar el total antes de impuestos o retenciones, (Los descuentos disminuyen el total a pagar del cliente, es decir resta y no se muestra este cuadro al no agregar porcentaje o valor fijo). 

  • IMPUESTOS: Depende el servicio o producto, el sistema le permite observar el valor del impuesto generado,
    (Los impuestos aumentan el valor a pagar del cliente, es decir suma).

  • RETENCIONES: Depende el servicio , producto y comprador, le permite observar el valor de la retención practicada, (Las retenciones disminuyen el total a pagar del cliente, es decir resta).

  • DESCUENTO: Se maneja a nivel de factura, por porcentaje o valor fijo, aplica al neto antes de impuestos y retenciones,  (Los descuentos disminuyen el total a pagar del cliente, es decir resta).

  • CARGO: Se maneja a nivel de factura, por porcentaje o valor fijo, aplica al neto antes de impuestos y retenciones, y puede agregar la cuenta contable, (Los cargos aumentan el valor a pagar del cliente, es decir suma).

  • REDONDEO: Aproxima el neto a pagar del cliente cuando el total de la factura es con centavos, 
    Ejemplo: Neto: 244.799,90 redondeo 244.800.
                    Neto: 244.799,42 redondeo 244.799.
                    Quiere decir que si supera los 50 centavos se aproxima al mayor peso, pero si no supera                                      los 50 centavos aproxima al menor peso.

  • AJUSTE: Solo puede realizar ajustes que no superen un peso.

  • NETO A PAGAR: Valor a pagar por el cliente.



6. En la parte derecha le permite ingresar la siguiente observación.  

  • OBSERVACIÓN: Descripción escrita que explica o aclara un dato relevante para el cliente.

  • NOTA: Escrito breve con el que se avisa o se recuerda algo al cliente.

  • REFERENCIA 1: Este campo es opcional para referenciar temas comerciales a voluntad del facturador electrónico.

  • REFERENCIA 2: Este campo es opcional para referenciar temas comerciales a voluntad del facturador electrónico.

  • INGRESAR TOTAL EN LETRAS: Cliquear el botón negro, para que el sistema automaticamente le genere el total en letras según el neto a pagar, estas letras se discriminan en la observación, y para los que facturan en moneda extranjera manualmente retiran la letra PESOS y agregan la letra según la moneda.


7. Antes de guardar la factura puede validar la siguiente información.

  • REMITENTE: Correo encargado de brindar salida, al correo del cliente, para que reciba sus documentos electrónicos.

  • GUARDAR: Al oprimir este botón la factura se envía automaticamente a la DIAN, al generarle el PDF le permite oprimir el botón de ENVIAR PDF Y XML AL CLIENTE, puede descargar el PDF y XML para guardarlos y para los que manejan contabilidad e inventario la afecta automaticamente.

  • ADJUNTAR ARCHIVOS: Estos archivos le llegan al cliente, en el caso de enviar la factura al correo, el tamaño máximo del archivo es de 2MB y el número máximo de archivos es de 4.

  • VER ADJUNTOS: Este botón le permite confirmar los archivos adjuntos, para evitar equivocaciones en el caso de adjuntar un archivo que no es.

  • CANCELAR: Este botón le permite cancelar toda la información registrada, para que la factura no se cree.

  • VISTA PREVIA:  Este botón le permite observar previamente como queda la factura antes de enviarse ante la DIAN.


. Al momento de observar el PDF de la factura valida por la DIAN, se reflejan los siguiente botones.

  • DESCARGAR XML: Este botón le permite conservar en su equipo el archivo XML.

  • DESCARGAR PDF: Este botón le permite conservar en su equipo la factura en PDF.

  • ENVIAR PDF Y XML AL CLIENTE: Este botón es necesario oprimirlo para enviar el archivo comprimido en ZIP al correo del cliente, donde esta adjunto el PDFXML y archivos. 

  • CERRAR: Le permite retirar la grafica, para consultar las facturas o crear nuevas.


Cualquier duda o inquietud comuníquese con el área de soporte al siguiente enlace, indicando los datos de su empresa y suyos, más el asunto detallado de la duda/inconveniente/solicitud, en la descripción del ticket, la respuesta la obtendrá en el correo que se asigne:


https://aliaddo.freshdesk.com/support/tickets/new

Articulo Versión 1.0