¿Qué es una factura de venta?


La factura de venta es un documento que sirve de respaldo para las actividades comerciales, puede ser venta de productos o servicios y la expide un vendedor a su cliente.

Vídeo tutorial


Paso a paso


Para crear una factura de venta debe seguir los siguientes pasos:


1. Ir al menú de "Ventas", luego ingresar al módulo de "Factura de venta", dentro del módulo se visualiza el panel de consulta de las facturas creadas previamente y el  botón "Crear", este le permite emitir la factura de venta.


2. Una vez dentro del formulario de creación de una factura de venta debe tener en cuenta las siguientes características.

  • Las facturas electrónicas  no se pueden editar o modificar, una vez se haya guardado (Se sugiere ingresar la información con mucho cuidado para no generar errores).
  • Las facturas electrónicas primero se enviarán directamente a la DIAN y luego las puede enviar al correo del CLIENTE.
  • Si una factura electrónica es invalida por la DIAN debe informar al área de soporte para realizar su verificación e indicaciones con el fin de corregirla y aceptarla nuevamente.


Formulario de creación

A continuación encontraremos los campos más importantes, y a los que se debe prestar más atención al momento de crear la factura electrónica (Algunos campos se encuentran enlazados con instructivos sobre como se deben crear).


  • SUCURSAL: La sucursal debe encontrarse configurada desde el módulo de los "Consecutivos", la información que se encuentre allí es la que se mostrará en el formato de la factura.

  • TIPO DE FACTURA: Indica el tipo de facturación que maneja su empresa, si corresponde a "Factura electrónica de Venta", "Factura Electrónica de Exportación", "Factura de Contingencia Facturador" o "Factura a computador".
  • CLIENTE: Ingresar el nombre o razón social del cliente al que se va a generar la factura de venta.

  • DIRECCIÓN DE FACTURACIÓN: Dirección donde se emite la factura, para su respectivo pago.

  • DIRECCIÓN DE ENTREGA: Dirección donde se entrega el producto vendido o donde se presta el servicio facturado.
  • TIPO DE OPERACIÓN: Seleccionar "Estandar".

  • FORMA DE PAGO: Seleccionar la forma de pago para identificar y distinguir de que manera se realizará el ingreso del pago, teniendo en cuenta que la norma exige dos formas de pago, "contado o crédito".

  • MEDIO DE PAGO: Seleccionar el medio con el cual su cliente ejecuta o efectúa el pago de la factura de venta en forma de pago contado.

  • FECHA: Ingresar la fecha en que se ejecuta la factura de venta para temas comerciales.

  • FECHA DE VENCIMIENTO: Esta fecha la calcula el sistema automaticamente teniendo en cuenta la fecha y el plazo de pago.

  • FECHA DE ENTREGA: Seleccionar fecha y hora de entrega de la factura electrónica de venta al cliente.

  • CENTRO DE COSTO: Definir el centro de costo al que se registrará el movimiento del ingreso para su información en las unidades de negocio.

  • VENDEDOR: Este campo le permite ingresar el tercero encargado de realizar la venta, le facilita descargar los reportes de ventas, para determinar las comisiones o quien obtiene la mayor venta.

  • No. ORDEN DE COMPRA: Agregar el consecutivo del documento emitido por su cliente para solicitar los productos, servicios o linea de negocio.


Conceptos


  • LISTAS DE PRECIO: (Depende) En este campo se debe asignar la lista de precios, en caso de no manejar lista de precios por defecto el sistema no trae esta casilla.

  • BODEGA: Seleccionar la bodega donde almacena el inventario o las existencias, esto para definir a partir de cual bodega se realizará su respectiva salida de inventario (Si comercializa o vende servicios debe informar una bodega, debido a que es un campo obligatorio, no afectará de alguna forma en el programa).


  • ÍTEM: Agregar la denominación, código del producto o servicio que requiere facturar, debe agregar como mínimo 4 caracteres o dígitos, ingresar de forma segura el producto o servicio para evitar inconvenientes o errores.

  • IMPUESTOS Y RETENCIONES: El sistema calcula los impuestos y retenciones que tenga "Configurado el servicio o producto", puede retirar los impuestos y retenciones en la X, sí no los requiere aplicar en la venta, o agregarlos en el caso de olvidar configurarlos previamente.

    Nota: El sistema aplica automaticamente los impuestos sobre el subtotal.

  • CANTIDAD: Indicar de forma precisa y atenta la cantidad de unidades que se requiere comercializar del producto o servicio.

  • PRECIO: Registrar el valor unitario del producto o servicio que va a facturar, tener en cuenta que el valor sea el correcto para evitar errores.

  • DESCUENTO: Agregar el porcentaje en número o valor, le permite aplicar un descuento unitario al producto o servicio.

  • DESCRIPCIÓN: Agregar una observación que no supere los 1024 caracteres, tener en cuenta que el sistema toma en cuenta los espacios, esta observación se refleja en el PDF de la factura en la columna descripción.

  • ES UN REGALO O MUESTRA COMERCIAL?,  si habilita esta opción el sistema solo calcula los impuestos y retenciones ya que esta asumiendo que esta regalando u obsequiando lo facturado. 


AGREGAR

Se debe oprimir este botón, de lo contrario el sistema no le calcula los respectivos valores.


3. Al momento de oprimir el botón agregar, el sistema le permite observar el Producto con el nombre y su respectivo código, la Bodega con su respectiva denominación, las Cantidades con su respectiva unidad de medida, el Precio unitario, los Descuentos, los Impuestos y retenciones, el Subtotal y en Acciones le permite editar o eliminar en el caso de ingresar información incorrecta, para agregarla de nuevo.


4. En la parte izquierda le muestra los siguientes valores.


  • SUBTOTAL: Valor antes de impuestos y descuentos.

  • DESCUENTO: Se maneja a nivel de producto o servicio, por valor fijo o porcentaje, aplica al precio unitario, y se descuenta sobre el subtotal para determinar el total antes de impuestos o retenciones, (Los descuentos disminuyen el total a pagar del cliente, es decir resta y no se muestra este cuadro al no agregar porcentaje o valor fijo). 

  • IMPUESTOS: Depende el servicio o producto, el sistema le permite observar el valor del impuesto generado,
    (Los impuestos aumentan el valor a pagar del cliente, es decir suma).

  • RETENCIONES: Depende el servicio , producto y comprador, le permite observar el valor de la retención practicada, (Las retenciones disminuyen el total a pagar del cliente, es decir resta).

  • DESCUENTO: Se maneja a nivel de factura, por porcentaje o valor fijo, aplica al neto antes de impuestos y retenciones,  (Los descuentos disminuyen el total a pagar del cliente, es decir resta).

  • CARGO: Se maneja a nivel de factura, por porcentaje o valor fijo, aplica al neto antes de impuestos y retenciones, y puede agregar la cuenta contable, (Los cargos aumentan el valor a pagar del cliente, es decir suma).

  • REDONDEO: Aproxima el neto a pagar del cliente cuando el total de la factura es con centavos, 
    Ejemplo: Neto: 244.799,90 redondeo 244.800.
                    Neto: 244.799,42 redondeo 244.799.
                    Quiere decir que si supera los 50 centavos se aproxima al mayor peso, pero si no supera                                      los 50 centavos aproxima al menor peso.

  • AJUSTE: Solo puede realizar ajustes que no superen un peso.

  • NETO A PAGAR: Valor a pagar por el cliente.


6. En la parte derecha le permite ingresar lo siguiente.  

  • OBSERVACIÓN: Descripción escrita que explica o aclara un dato relevante para el cliente.

  • NOTA: Escrito breve con el que se avisa o se recuerda algo al cliente.

  • REFERENCIA 1: Este campo es opcional para referenciar temas comerciales a voluntad del facturador electrónico.

  • REFERENCIA 2: Este campo es opcional para referenciar temas comerciales a voluntad del facturador electrónico.

  • INGRESAR TOTAL EN LETRAS: Cliquear el botón negro, para que el sistema automaticamente le genere el total en letras según el neto a pagar, estas letras se discriminan en la observación, y para los que facturan en moneda extranjera manualmente retiran la letra PESOS y agregan la letra según la moneda.


7. Antes de guardar la factura puede validar la siguiente información.

  • REMITENTE: Correo encargado de brindar salida, al correo del cliente, para que reciba sus documentos electrónicos.

  • GUARDAR: Al oprimir este botón la factura se envía automaticamente a la DIAN, al generarle el PDF le permite oprimir el botón de ENVIAR PDF Y XML AL CLIENTE, puede descargar el PDF y XML para guardarlos y para los que manejan contabilidad e inventario la afecta automaticamente.

  • ADJUNTAR ARCHIVOS: Estos archivos le llegan al cliente, en el caso de enviar la factura al correo, el tamaño máximo del archivo es de 2MB y el número máximo de archivos es de 4.

  • VER ADJUNTOS: Este botón le permite confirmar los archivos adjuntos, para evitar equivocaciones en el caso de adjuntar un archivo que no es.

  • CANCELAR: Este botón le permite cancelar toda la información registrada, para que la factura no se cree.

  • VISTA PREVIA:  Este botón le permite observar previamente como queda la factura antes de enviarse ante la DIAN.


. Al momento de observar el PDF de la factura valida por la DIAN, se reflejan los siguiente botones.

  • DESCARGAR XML: Este botón le permite conservar en su equipo el archivo XML.

  • DESCARGAR PDF: Este botón le permite conservar en su equipo la factura en PDF.

  • ENVIAR PDF Y XML AL CLIENTE: Este botón es necesario oprimirlo para enviar el archivo comprimido en ZIP al correo del cliente, donde esta adjunto el PDFXML y archivos. 

  • CERRAR: Le permite retirar la grafica, para consultar las facturas o crear nuevas.


Cualquier duda o inquietud comuníquese con el área de soporte al siguiente enlace, indicando los datos de su empresa y suyos, más el asunto detallado de la duda/inconveniente/solicitud, en la descripción del ticket, la respuesta la obtendrá en el correo que se asigne:


https://aliaddo.freshdesk.com/support/tickets/new

Articulo Versión 1.0